Il preventivo di traduzione è il documento vincolante, inviato dal fornitore al committente, in cui si specificano i dati delle attività richieste e il costo del servizio. Per comodità si può suddividere in tre parti: l'intestazione, il corpo del documento e il piè di pagina.
L'intestazione contiene:
- I dati del fornitore: nome completo, indirizzo, numero di telefono, email, partita IVA, immagine con il logo...
- Il nome della persona alla cui attenzione è indirizzato il preventivo
- I dati del committente: ragione sociale, indirizzo, partita IVA...
- Il numero e la data del documento
Nel corpo del preventivo si trovano:
- Un elenco o tabella con i servizi da svolgere, indicando per ogni voce la tariffa unitaria, il volume e il prezzo parziale
- La somma parziale di tutti i servizi
- Eventuali sconti o sovrapprezzi, con l'indicazione del motivo
- Eventuali tasse o imposte
- Il prezzo totale del preventivo
- Eventuali note o commenti al preventivo
Il piè di pagina contiene:
- L'indicazione della validità del preventivo dalla data di emissione
- Eventuali termini e condizioni, note legali, termini di pagamento, ecc.
Per risparmiare tempo è possibile elaborarlo usando un modello di foglio di calcolo di Excel, creato appositamente, che contenga già la maggior parte dei dati fissi precompilati, come i dati del fornitore, la tariffa unitaria, il piè di pagina, ecc.
Dopodiché si può stampare il preventivo in formato PDF da allegare via email al cliente.
